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1-6 景気の悪い時には業務改革を実施すべきである

前回、景気が良く、仕事が山ほどあり非常に忙しい時なら業務効率化活動は成功する、ということを書きました。しかし、景気が悪く、時間や人が余っている時にはどうすればよいでしょうか。それは、簡単です。業務効率化活動ではなく、業務改革活動を行えばよいのです。つまり、現状業務の効率化によってムダな業務(時間)や人を削減し、その一方で、強化業務・新規業務を設計し、これらに削減した時間や人、あるいは元々余っていた時間や人をシフト(再配置)して人と組織の活性化を図ればよいのです。

将来に向けて会社が成長発展するために取り組まなければならない課題は山ほどあるはずです。例えば、メーカーであれば、品質向上、コスト削減、納期短縮、商品開発、市場(顧客)開拓、新事業開発などです。つまり、前向きの課題に取り組むのです。前向きの課題に取り組むために人や時間が必要ですから、これを現状業務の効率化によって生み出すのです。つまり、強化業務・新規業務あるいは新規事業などに取り組むことを目的に業務改革活動を行うのです。景気の悪い時期にこそ業務改革活動を行って、来るべき成長・発展に備えるのです。

第2章以下で、順次、弊社独自開発による業務効率化・業務改革の考え方・進め方を分かりやすく解説いたしますが、その前に大まかなコンサルティング企画を示しておきます。数百人規模の中堅企業で、中期経営計画の達成を目的に業務改革を行なう場合を想定したものです。企業によって目的・内容は異なりますので、一例であることを予めご承知おきください。

<業務改革コンサルティング企画>

1.目的

中期経営計画を確実に実行するために、社長、役員および管理間接部門の全従業員の現状業務を見直し効率化するとともに、強化すべき業務を設定し、また、今後取り組みべき新規業務の設計を行い、現状業務の効率化によって生み出した人・時間を強化業務・新規業務に再配置する。

2.基本的考え方

  1. 現状業務の目的・機能(役割)を明確にし、無用業務、過剰業務、重複業務を発見し削減する。
  2. 現状業務の目的・機能を果たす方法を検討し、工夫することにより短時間で業務が遂行できるようにする。このために、個々人だけでなく、部門内及び部門間で課題ごとにチームを編成して検討する。
  3. 中期経営計画を達成するための業務機能を明確にし、現状業務機能と比較検討することにより、不足機能を発見して、強化業務の設定、新規業務の設計を行なう。
  4. 人・時間の再配置は現状業務に対しては権限の委譲を行い、強化業務・新規業務に対しては適材を再配置する。

3.目標・アウトプット

  1. 中期経営計画の見直し
    (必要により、経営戦略、事業領域、組織、人事制度などの見直し)
  2. 短期経営計画の策定(強化業務設定、新規業務設計)
  3. 現状業務時間25%削減
  4. 現状業務時間削減により生じた人・時間を新規・強化業務へ再配置

4.対象業務

社長以下、管理間接部門で行なう全業務(デスクワーク)

5.推進体制および推進委員の役割

省略

6.プログラム概要

  1. 現状業務の効率化
    (1)現状業務の顕在化
    (2)現状業務の目的・機能の明確化
    (3)無用、過剰、重複業務の削減
  2. 経営計画の策定
    (1)中期経営計画の目的・機能の明確化
    (2)中期経営計画の目的・機能体系図作成
    (3)中期経営計画の見直し、および短期経営計画の策定
  3. 業務・人員の再配置
    (1)業務フロー設計および業務マニュアル作成
    (2)業務移行計画・人員再配置計画作成および実施
    (3)業務定着化計画作成および実施

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