次ページ  目次

経営相談どっと混む

1-4 業務を情報化(IT化)しても効果が分からないのは経営者の意識に問題がある

デスクワーク(管理・間接業務)というものは伸縮自在です。計画では3分でできる仕事を30分かけて行うこともできますし、3時間でできる仕事を3日かけて行うこともできるのです。なぜなら、担当者が自在に業務時間を調節できるからです。つまり、業務を情報化し業務時間を短縮しても業務全体の時間を引き伸ばしたり、新たにムダな業務を作り出したりすることができるのです。

このことは、学生時代の勉強を思い出せばどなたでも理解できるでしょう。計画では3分でできる宿題を30分かけて行うこともできますし、3時間でできる宿題を3日かけて行うこともできるのです。生産や営業の現場のように、日々の生産計画や販売計画がきちんと決められている場合とは異なり、デスクワークの場合には一日をどのように過ごすかは社員一人ひとりの自由裁量に任されているからです。

ちなみに、「業務が増えないのに人は増える。なぜなら、人は部下を欲しがるから」というパーキンソンの法則がありますが、これと同じように、「業務を情報化して時間短縮しても、全体の業務時間は変わらない。なぜなら、業務時間は伸縮自在だから」です。 そして、こういうことになってしまうのは経営者の意識(考え方・価値観)に問題があるからです。

一例を挙げましょう。毎日遅くまで残業をしている会社があります。この会社の経営者は、「我が社は残業をしないと競争に勝てない」と言います。一方、全く残業をしていない会社があります。この会社の経営者は、「残業をするのは社員の能力が不足しているからだ、短時間に質の高い仕事をするのが有能な社員だから、むやみに残業するような無能な社員はいらない」と言います。

一般に、デスクワーク(管理・間接業務)の場合、残業をしている会社の業績は悪く、残業をしていない会社の業績は良いのです。業績が悪いから残業をするのではなく、残業をしているから業績が悪いのです。なぜなら、だらだらと長時間仕事をすると仕事の質が落ちるし、ムダな経費を使うからです。良いアイデアも出ず、したがって良い仕事もできなくなるのです。それなのに、残業をしているのは社員ががんばっているからだと経営者が思い込んでいるのです。

つまり、デスクワーク(管理・間接業務)を手足を動かす肉体労働であると経営者が考えてしまっているのです。デスクワークは主に頭を使う思考・判断業務であり、知識とアイデア(知恵)が重要であることを理解していないのです。デスクワークは直接部門に対するサービス業務であり、競合他社との競争に勝つために戦略・戦術を立案して実行する、あるいは日々の業務を改善・効率化して短時間でより質の高いサービスを行うようにすることです。簡単に言えば、アイデアで他社と競争しているわけですから、量より質が問われるのです。

人は頭がすっきりしている時や、やる気のある時には良いアイデアが出て、良い仕事ができるのです。ですから、休憩・休息やレクリエーション(再生)が必要なのです。ちなみに、労働基準法により一般従業員が残業をすると会社は残業代を払わなければなりませんが、逆に残業をすると罰金を取るという会社もあります。会社が禁止している残業を行って、質の悪い仕事をしたり水道光熱費などのムダな経費を使うからだそうです。このため、この会社では実際に残業する人はいないので罰金を払った人はいないそうです。

また、多くの企業が水曜日を「ノー残業デイ」と決めていますが、デスクワークには必要のないものです。毎日をノー残業デイとすればよいのですから。定時になったら全ての電気を消すという会社もあります。このような会社では業務量が増えれば従業員が自ら効率化(時間削減)しようと努力します。なぜなら、早く帰りたいからです。いずれにしても経営者の考え方次第です。したがって、情報化を進めたけれど業務時間が変わらないとか、その効果が分からないという企業はほとんどが経営者の意識(考え方・価値観)に問題があります。

ところで、最近、業務効率化(ムダな業務の削減)のために安易にITを活用することが流行しています。ムダな業務の削減を行わないで、ERPパッケージなどを導入して基幹業務の時間を短縮しようという方法です。しかし、これは非常に安易な考えであることが以上の説明でお分かりかと思います。ムダな業務を明確にし、削減しないまま情報化を進めてもそれこそムダな投資やムダな活動になってしまいます。

ムダな業務を指示命令している人やムダな業務を作り出している人の意識(考え方・価値観)を変える必要があるのです。ITを活用するのは必要なことですが、ITは単に情報の処理と伝達・蓄積の道具に過ぎず、業務時間の短縮はできますが、ムダな業務の削減はできません。それどころかムダな業務をわざわざ金をかけて情報化するという愚を犯すことになるのです。ムダな業務を削減した後に、ムダでない業務を情報化してさらに時間短縮する必要があるのです。

まして、中期経営計画の達成などを目的にムダな業務の削減だけでなく既存業務の強化や新規業務の設計、あるいは新規事業の計画・実施などを推進する業務改革はERPパッケージなどを導入しただけではできないことはお分かりでしょう。要するに、ERPパッケージを導入しても業務改革はできないのです。IT投資がムダにならないように、ITの活用方法をよく検討していただきたいと思います。

たとえ、情報化によって、一見、業務時間の短縮ができたとしても、すぐに元に戻ってしまいます。なぜなら、何度も言いますが、デスクワークというのは伸縮自在であり、いくらでも業務時間を引き延ばすことができますし、また、ムダな業務を作り出すこともできるからです。人の意識(考え方・価値観)を変えてムダな業務を削減し、そしてムダな業務を二度と作り出さないように歯止めをかけてから情報化を進めなければならないわけです。

Ⓒ 経営相談どっと混む

次ページ  目次